Má vystavená faktúra pre ÚPSVaR obsahovať podpis a pečiatku?

Jednou z častých otázok týkajúcich sa fakturácie je, či má vystavená faktúra obsahovať podpis a pečiatku. Sú tieto náležitosti zákonne povinné, alebo je to len zvyk podnikateľov?

Podľa § 71 ods. 1 zákona o DPH faktúrou je každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej forme alebo elektronickej forme podľa tohto zákona alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho vyhotovenie faktúry.

Každá faktúra by mala obsahovať povinné náležitosti podľa týchto zákonov:

zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len “zákon o účtovníctve”),
zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej len “zákon o DPH”).

Podľa zákona o účtovníctve, účtovný doklad musí obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie.

Tento bod môže byť mätúci, pretože sa jedná o podpisy osôb na strane odberateľa (napr. osoby, ktorá prípad účtuje) a nie na strane podnikateľa, ktorý vystavuje faktúru. Pečiatka ani podpis nie sú zákonnou povinnosťou podnikateľa, podnikateľ nie je povinný ich používať v obchodnom či úradnom styku a faktúra bez týchto náležitostí bude platná. Taktiež v zákone o DPH sa nikde neuvádza, že faktúra musí obsahovať podpis alebo razítko dodávateľa.  Podľa § 71 ods. 3 zákona o DPH je zdaniteľná osoba povinná zabezpečiť len vierohodnosť pôvodu faktúry, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúr. Pre zaistenie uvedených vlastností by mal slúžiť systém vnútorných kontrolných mechanizmov a procesov, ktoré dokladajú spoľahlivú väzbu medzi daňovým dokladom a uskutočneným plnením. Ďalší spôsob zabezpečenia je umiestnenie faktúry na bezpečnej web stránke, kde vyhotoviteľ faktúry (dodávateľ) posiela odberateľovi oznámenie o vyhotovení faktúry a odberateľ na základe použitia užívateľského mena a hesla získa prístup k vyhotovenej faktúre (viac podrobných informácií nájdete v Metodickom pokyne k fakturácii podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov).

Samostatnou epizódou je doslova šikanovanie úradníkov, ktorí požadujú pečiatku na kalkulácii alebo zálohovej faktúre ako podklad pre poskytnutie príspevku.
Tieto doklady nie sú ani daňovými dokladmi, takže samozrejme nemusia obsahovať žiadnu pečiatku. Sú to skôr prieskumy trhu.
Kuriózna situácia niekedy nastáva, keď úradník skúma papier proti svetlu a skúma, či je pečiatka obrázkom z počítača alebo pravou ručnou pečiatkou. Úradník musí byť len upozornený, že zákon o účtovníctve je jasný.